Combien de personnes ont déjà éprouvé les difficultés de suivre les différentes versions d'un documents circulant entre plusieurs personnes. L'affaire est assez compliquée même en utilisant le suivi des modifications de Word sans compter la pollution induite dans votre boite mail. Heureusement pour nous la réponse existe et progresse. Il s'agit des solutions "Web Office" ou bureautique en ligne, c'est-à-dire que vous avez uniquement besoin de votre navigateur favori pour pouvoir vous en servir.

Pour Rod Boothby, Manager au service financier de Ernst & Young, il y a trois arguments majeurs en faveur de cette solution. D'abord l'aspect collaboratif, en étant tous connecté à une plate-forme commune il est effectivement possible de dialoguer plus facilement et ces logiciels en tirent parti pour coupler messagerie instantanée et l'édition à plusieurs sur un même document. Ensuite en centralisant ces logiciels bureautiques ont fait des économies de coût et on facilite la maintenance et la mise à jour. Indubitablement les affectations sur service informatique seront sûrement modifiée. Enfin, la productivité des employés devrait augmenter si on inclue les wikis et blogs d'entreprise qui permettent de diffuser l'information. Finalement on évite de réinventer la roue, on favorise la récupération intelligente de données car mieux organisées et on valorise le travail. Bref, on se demande pourquoi ne pas y avoir pensé plus tôt ! (Lisez l'excellent white paper sur le sujet, très orienté management : PDF)

Il y a néanmoins aussi certains détracteurs qui mettent en avant les problèmes de sécurité lié au travail par connexion Internet interposée. Ce à quoi je réponds qu'elle dépend du service informatique de l'entreprise et qu'il est compétent pour sécuriser un réseau qu'il soit interne ou externe. Je dirais même plus, la sécurité me semble accrue dans la mesure où on déporte le lieux de stockage dans l'entreprise et on évite les fâcheux problèmes de perte de données par clef USB ou portable. Ensuite il y a la lenteur d'exécution, fonction du débit à disposition. Là effectivement la qualité est inégale et il est clairement déplaisant de devoir patienter sur du traitement de texte ou du tableur alors qu'en local c'est quasi-instantané. Enfin viennent les limites de fonctionnalités et la difficulté à programmer de tels logiciels. Sûrement, mais ce qui est sûr c'est dans la plus part des cas on n'utilise pas la totalité des fonctionnalités des outils MS Office et qu'avec les outils de programmation actuels on doit pouvoir y arriver !

zohoAinsi le Web Office est l'avenir et les entreprises devront s'adapter ou se faire dépasser. Reste à savoir qui va rafler les parts de marché sur ce segment émergent. Evidement on a la solution de Microsoft dénommé Live Office mais qui est encore balbutiante et onéreuse mais qui arrivera a maturité après quelques versions à la mode Microsoft. Puis il y a Google Apps qui est encore loin d'être parfait et ne dispose surtout pas de fonction graphique sur son tableur et pas d'outils de présentation (style Powerpoint) mais ça devrait venir. Par ailleurs une force de Google est de disposer de serveurs partout dans le monde et de pouvoir héberger à proximité les applications. Et pour terminer il y a les autres, petits mais prometteurs. Citons-en quelques un : Zoho plutot très bien ficelé, Zimbra qui est open-source et ThinkFree, Coréen bien fourni (texte, tableur, présentation).

Si vous avez des retours ou impressions sur ces produits et d'autres n'hésitez pas à les faire connaître.



A world of sharing



collaboration Office’s software changed how people worked in company, making it addicted. Today this world is in ebullience, the revolution of collaborative work is already in all marketing messages and grows into the work habits. Google announced its paying solution recently, MS Office also goes live progressively. Googlinside take advantage from this buzz to observe this model evolution and certain existing solutions.

How many people already tested the difficulties of following the various versions of a Word documents circulating between several people. Then you know it is rather complicated even by using the of the Word track change tool without even mentioning the pollution induced in your mailbox. Hopefully for us the answer exists and progresses. They are “Web Office” solutions, where you only need your favourite browser to use them. For Rod Boothby, Manager with Ernst & Young's Financial Services Advisory practice, there are three major arguments in favour of these solutions. First the collaborative aspect, while all being connected to a common platform it is indeed possible to make these software interact and add them chat and multiple edition on the same document services. Then by centralizing software on a server you can reduce cost and ease maintenance and update. Without a doubt the assignments of IT department will surely be modified. Lastly, the productivity of employees should increase by including company’s wikis and blogs which make possible to disseminate information. Finally you won’t to reinvent the wheel, you increase the intelligent reuse of data through a better organization and develop network. In short, you might wonder why it hadn’t been invented before! (Read this excellent white paper, very management oriented: PDF)

Nevertheless everything is not snow white some bring up the problem of security due to work through Internet connexion. To which my answer would be that it depends on the IT department of the company and that it is qualified to secure the network whether it is internal or external. I would say even more, by storing files in house rather than on an USB stick or on a laptop it will reduce bad luck losses or stealing when travelling. Then there is the problem that it will be slow to execute since it depends on the quality of connexion. So quality will be unequal and it is clearly unpleasant to have to wait for text processing or spreadsheet whereas locally it is quasi-instantaneous. Finally we have the limited functionalities and the hardness to program such a software. Sure, but what is certain is that in most cases we don’t use all functionalities of Office tools and with actual programming tool and programmer skills it should be possible!

zohoThus Web Office is the future and companies will have to adapt or be outrun by competitors. Is left to know who is going to get the share of this growing market. Obviously Microsoft is getting ready with is brand new Live Office which is still young and expensive but it will eventually get mature after a few version in the Microsoft fashion. Then there is Google Apps which is still far from being perfect and does not have graphical function on its spreadsheet and does not have any presentation tools (Powerpoint style) but that could come quickly. In addition Google strength is to have server all around the world thus it can host software close to their client. To conclude there are some others solutions, small but promising. Let us quote some of them: Zoho which is quite clean and easy to use, Zimbra which is open-source and ThinkFree, a Korean solution and fully equipped.

If you know more solutions, give us your opinion.